Privacyverklaring

Ingangsdatum: 25 mei 2018

Als sportvereniging heeft ROAC een groot aantal actief sportende leden en betrokken vrijwilligers. Van deze personen worden bij aanmelding diverse persoonsgegevens gevraagd en gebruikt. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat de persoonsgegevens zorgvuldig worden beveiligd.

Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld

Van leden wordt bij aanmelding voor een van de sporten om de volgende gegevens gevraagd:

• (Voor)naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
• Pasfoto (ingeval van competitiesport).
• Bankrekeningnummer t.b.v. contributie incasso.

Van vrijwilligers worden de volgende gegevens verzameld:

• (Voor)naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
• Eventueel bankrekeningnummer t.b.v. vergoeding van onkosten.

Doeleinden voor gebruik van de persoonsgegevens

• De betreffende persoonsgegevens van sportende leden worden verwerkt in de ledenadministratie van betrokken sportbonden met als doel leden deel te laten nemen aan de gewenste sportactiviteiten, alsmede voor alle overige reguliere activiteiten binnen de vereniging.
• In het financiële deel van de ledenadministratie staan de gegevens benodigd voor contributie inning en vergoeding van onkosten.
• In verenigingspublicaties en op de website staan namen en contactgegevens van actief betrokken vrijwilligers en kunnen namen van sportende leden staan.
• In publicaties en op de website staan foto’s van verenigingsactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.

Opslag en beveiliging van persoonsgegevens

• Het financiële deel van de ledenadministratie kent een beveiligde toegang met inlogcode en wachtwoorden die beperkt zijn tot de penningmeester, ledenadministrateur en financieel-administrateur.
• Het sport gedeelte van de ledenadministratie kent een beveiligde toegang voor wedstrijdsecretaris en betrokken leden van de sportcommissies.
• Binnen de vereniging kunnen vrijwilligers bestanden met persoonsgegevens krijgen in het kader van de uitvoering van hun taak, zoals het maken van team/groepsindelingen, de bezorging van verenigingspublicaties of het verzorgen van uitnodigingen voor sport- en algemene verenigingsactiviteiten. Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.
• Ingevulde aanmeldingsformulieren worden bewaard in een afgesloten ruimte.
• Opgeslagen persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

• Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden, anders dan in het kader van aan de vereniging gerelateerde activiteiten.

Recht op inzage en correctie

• Leden hebben recht op inzage van de eigen opgeslagen persoonsgegevens en kunnen indien nodig de gegevens corrigeren of aanpassen.
• Een verzoek hiertoe kan worden ingediend via een mail aan .

Verwijderen van gegevens

• Zodra een lidmaatschap wordt opgezegd, worden de persoonsgegevens verwijderd, mits aan alle financiële verplichtingen is voldaan.
• Het lidmaatschap dient tijdig schriftelijk, dan wel per mail te worden opgezegd bij de betreffende sportcommissie.

Klachtrecht

• Klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegeven kunnen door de betrokkenen worden gericht aan het bestuur via een mail naar .
• Indien het bestuur een verzoek of een klacht niet of slechts gedeeltelijk afhandelt, kan betrokken lid desgewenst een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.