S.v. ROAC en jouw privacy

Wat houdt het in?

Dit houdt in dat we:

• alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor deze aan ons verstrekt zijn
• niet meer persoonsgegevens verzamelen dan nodig zijn voor het doel waartoe deze verstrekt zijn
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
• we passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen
• we op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent persoonsgegevens en we je hierop willen wijzen en deze respecteren

In onze privacyverklaring leest u hoe wij omgaan met uw gegevens en welke rechten u heeft.

Privacyverklaring

Ingangsdatum: 25 mei 2018

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens wij verzamelen en met welk doel wij dit doen. Ook lichten we toe hoe wij ervoor zorgen dat de persoonsgegevens zorgvuldig worden beveiligd.

Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld

Van leden wordt bij aanmelding om de volgende gegevens gevraagd:

• (Voor)naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
• Pasfoto (ingeval van competitiesport).
• Bankrekeningnummer t.b.v. contributie incasso.

Van vrijwilligers worden de volgende gegevens verzameld:

• (Voor)naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres.
• Eventueel bankrekeningnummer t.b.v. vergoeding van onkosten.

Doeleinden voor gebruik van de persoonsgegevens

• De betreffende persoonsgegevens van sportende leden worden verwerkt in de ledenadministratie van betrokken sportbonden. Hierdoor kan men deelnemen aan de gewenste sportactiviteiten en alle overige reguliere activiteiten binnen de vereniging.
• In het financiële deel van de ledenadministratie staan de gegevens die nodig zijn voor contributie inning en vergoeding van onkosten.
• In verenigingspublicaties en op de website staan namen en contactgegevens van actief betrokken vrijwilligers en namen van sportende leden.
• In publicaties en op de website staan foto’s van verenigingsactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld. Indien hiertegen bezwaren bestaat, dient dit via communicatie@svroac.nl kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Opslag en beveiliging van persoonsgegevens

• Het financiële deel van de ledenadministratie kent een beveiligde toegang met inlogcode en wachtwoorden die beperkt zijn tot de penningmeester, ledenadministrateur en financieel-administrateur.
• Het sport gedeelte van de ledenadministratie kent een beveiligde toegang voor wedstrijdsecretaris en betrokken leden van de sportcommissies.
• Binnen de vereniging kunnen vrijwilligers bestanden met persoonsgegevens krijgen in het kader van de uitvoering van hun taak. Hierbij kun je denken aan het maken van team/groepsindelingen, de bezorging van verenigingspublicaties of het verzorgen van uitnodigingen voor sport- en algemene verenigingsactiviteiten. Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.
• Ingevulde (papieren) aanmeldingsformulieren worden bewaard in een afgesloten ruimte.
• Opgeslagen persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

• Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden, anders dan in het kader van aan de vereniging gerelateerde activiteiten.

Recht op inzage en correctie

• Leden hebben recht op inzage van de eigen opgeslagen persoonsgegevens en kunnen indien nodig de gegevens corrigeren of aanpassen.
• Een verzoek hiertoe kan worden ingediend via een mail aan ledenadministratie@svroac.nl.

Verwijderen van gegevens

• Zodra een lidmaatschap wordt opgezegd, worden de persoonsgegevens verwijderd, mits aan alle financiële verplichtingen is voldaan.
• Het lidmaatschap dient tijdig schriftelijk, dan wel per mail te worden opgezegd bij de betreffende sportcommissie.

Klachtrecht

• Klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegeven kunnen door de betrokkenen worden gericht aan het bestuur via een mail naar bestuur@svroac.nl.
• Indien het bestuur een verzoek of een klacht niet of slechts gedeeltelijk afhandelt, kan betrokken lid desgewenst een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Wijzigingen privacy verklaring

S.V. Roac behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen op deze Privacy verklaring. Ben je van mening dat er zaken ontbreken of niet correct zijn aan deze verklaring? Neem dan contact op met communicatie@svroac.nl.